Sekilas tentang Warehouse Management System (WMS)

Warehouse Management System atau Sistem Manajemen Pergudangan merupakan kunci utama dalam suppply chain (rantai pasok), dimana yang menjadi tujuan utama adalah mengontrol segala proses yang terjadi di dalamnya seperti shipping (pengiriman), receiving (penerimaan), putaway(penyimpanan), move (pergerakan) dan picking (pengambilan).

Paradigma baru yang terjadi sekarang ini adalah dengan integrasi proses-proses yang ada dengan menggunakan suatu teknologi seperti WiFi LAN, Radio Frequency, Biztalk, Email dan teknologi informasi lainnya. Dengan WMS, kita dapat mengontrol proses pergerakan dan penyimpanan dengan lebih baik, pemakaian space gudang dengan lebih optimal, meningkatkan efektifitas proses penerimaan dan pengiriman serta mengetahui jumlah stok dengan lebih akurat pada setiap waktu.

Benefit…

Speed Up Handling Process. Penerapan WMS pada suatu pergudangan dapat mempercepat lead time proses yaitu dengan adanya proses yang dilakukan secara komputerisasi atau otomatis yang sebelumnya harus secara manual dan dilakukan banyak orang.

Ensure Accurate Inventory Data. Dengan WMS kita mengetahui semua transaksi inventory dan jumlah stock dengan lebih cepat dan akurat dalam waktu kapan pun (real time).

Optimize Your Warehouse Layout and Space Utilization. Dengan WMS, kita dapat mengatur lokasi penyimpanan barang dengan optimal. Jumlah dan tipe barang yang akan masuk ke gudang akan dapat diatur penyimpanannya dengan tool yang ada dalam system.

FIFO Implementation. Alur distribusi barang dapat dilakukan dengan baik dan sesuai dengan prisip FIFO (First In First Out).

Automated Data Collection. Pengumpulan data dapat dilakukan secara otomatis dengan menggunakan fasilitas radio-frequency portable data terminal (PDT) dan barcode scanner.

Cycle Counting. Penerapan WMS juga memberikan keuntungan dalam menghitung waktu/siklus setiap proses atau lead time. Data tersebut dibutuhkan untuk menghitung produktifitas gudang dan mempermudah upaya peningkatannya.

Jika pada penerapan WMS telah optimal maka keuntungan diatas dapat dicapai dan akhirnya dapat memberikan keuntungan pada perusahaan karena secara prinsip WMS akan mengoptimalkan tenaga kerja, menurangi waktu proses, mengurangi proses inventory yang tidak perlu dan akhitnya akan meningkatkan pelayanan kita kepada customer selanjutnya.

Di lain pihak, penerapan WMS juga tidak mudah dan membutuhkan penggodokan yang cukup matang. Dari desain Bussiness Process sampai dengan teknis harus fix sehingga hasilnya sesuai dengan yang diinginkan.

Tidak setiap gudang dapat atau harus menerapkan WMS karena adakalanya suatu gudang cukup menerapkan system pergudangn yang sederhana. Contohnya pada gudang dengan skala kecil atau jenis unit handling yang mudah.

Selain itu, keinginan untuk berinvestasi dari perusahaan pun ikut berperan dalam penerapan WMS. Dana investasi WMS yang terbilang cuckup besar, tentunya tidak ingin berakhir dengan sia-sia tanpa hasil.

PERGUDANGAN (WAREHOUSING)

PERGUDANGAN (WAREHOUSING)

Warehousing

PERGUDANGAN (WAREHOUSING)

Gudang merupakan sarana pendukung kegiatan produksi dan operasi industri farmasi yang berfungsi untuk menyimpan bahan baku, bahan kemas dan obat jadi yang belum didistribusikan. Selain untuk penyimpanan gudang juga berfungsi untuk melindungi bahan (baku, pengemas, dan obat jadi) dari pengaruh luar dan binatang pengerat, serangga, dan melindungi obat dari kerusakan. Agar dapat menjalankan fungsi tersebut maka harus dilakukan pengelolaan pergudangan secara benar atau yang sering disebut dengan Manajemen Pergudangan.

Manajemen Pergudangan memiliki cakupan antara lain: (1) mengatur orang/petugas (SDM), (2) mengatur penerimaan barang, (3) mengatur penataan/penyimpanan barang, dan (4) mengatur pelayanan akan permintaan barang. Adapun sasaran pengelolaan gudang (manajemen pergudangan) adalah:

1. Fasilitas

· Penyediaan serta pengaturan yang baik terhadap fasilitas/perlengkapan /peralatan yang dibutuhkan dalam gudang

· Pemakaian ruang seefektif mungkin

· Memungkinkan pemeliharaan yang baik dan mudah untuk semua fasilitas gudang

· Fleksibilitas terhadap perubahan

2. Tenaga Kerja

· Penggunaan tenaga kerja seefektif mungkin

· Mengurangi resiko kecelakaan kerja

· Memungkinkan pengawasan yang baik

3. Barang

· Menghindari kerusakan barang ataupun yang mempengaruhi kualitasnya

· Menghindari terjadinya kehilangan barang

· Mengatur letak agar hemat tempat/ruang

· Pengaturan aliran keluar – masuknya barang

Syarat-syarat gudang (sesuai dgn cGMP)

Agar dapat menjalankan fungsinya dengan benar, maka gudang harus memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan dalam Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) Terkini. Syarat-syarat tersebut di antaranya :

1. Harus ada Prosedur Tetap (protap) yang mengatur/tata cara kerja bagian Gudang, termasuk didalamnya mencakup tentang tata cara penerimaan bahan, penyimpanan dan distribusi bahan/produk
2. Gudang harus cukup luas, terang dan dapat menyimpan bahan dalam keadaan kering, bersuhu sesuai dengan persyaratan, bersih dan teratur
3. Harus terdapat tempat khusus untuk menyimpan bahan yang mudah terbakar atau mudah meledak (misalnya alkohol atau pelarut – pelarut organik)
4. Tersedia tempat khusus untuk produk atau bahan dalam status “karantina” dan “Ditolak”
5. Tersedia tempat khusus untuk melakukan sampling (sampling room) dengan kualitas ruangan seperti ruang produksi (grey area)
6. Pengeluaran bahan harus menggunakan prinsip FIFO (First In First Out) atau FEFO (First Expired First Out)

Kapasitas Gudang

Salah satu hal yang sangat mempengaruhi berfungsi tidaknya suatu gudang adalah kapasitas dari gudang itu sendiri. Dalam menentukan kapasitas gudang, maka keadaan yang harus dipertimbangkan adalah keadaan maksimum. Gudang mencapai keadaan maksimum pada saat sediaan pengaman belum dipakai, terjadi keterlambatan pemakaian bahan, sedangkan pesanan datang lebih cepat.

Untuk dapat menghitung besarnya kapasitas gudang yang harus dipenuhi, maka diperlukan data tentang : (1) jumlah pesanan (order quantity) dalam suatu periode tertentu yang dilakukan, (2) besarnya sediaan pengaman yang ditentukan, (3) variasi lead time, dan (4) fluktuasi pemakaian.

Warehouse atau Gudang (2)

Lanjutan dari posting saya yang sebelumnya, kali ini saya akan membahas mengenai Fungsi Penyimpanan pada warehouse atau gudang.

2. Penyimpanan

Fungsi kedua adalah penyimpanan. Fungsi ini sebagai jantung dari warehouse atau gudang. Disinilah dituntut perhatian, sumber dana, sumber daya dan waktu ekstra untuk menjamin sistem penyimpanan yang baik. Didalam penyimpanan barang hala yang harus diperhatikan adalah mengenai kriteria atau sifat barang yang akan disimpan itu sendiri. Selain itu persyaratan gudang secara umum juga menjadi faktor penentu kualitas suatu gudang yang baik.
1. Jenis barang yang akan disimpan serta karakteristik dari barang tersebut.

Hal utama yang harus diperhatikan adalah apakah barang yang akan disimpan adalah makanan (food) atau bukan makanan (non food items) atau kedua-duanya. Karakteristik barang yang harus diperhatikan adalah:

• Volume dari barang yang akan disimpan, contohnya apakah dalam bentuk tonase atau kubikasi.
• Frekuensi dan ukuran atau banyaknya pengiriman yang akan diterima di gudang.
• Frekuensi dan ukuran atau banyaknya pengiriman yang akan dikirim/dikeluarkan dari gudang.
• Lingkungan pergudangan dan kondisi bangunan. Hal ini penting untuk menjamin barang tidak mengalami kerusakan atau penurunan kualitas selama disimpan.
• Sensitivitas temperatur, apakah barang memerlukan suhu khusus.
• Apakah barang yang akan disimpan termasuk kategori barang berbahaya atau tidak. Juga bahan baku dari barang apakah termasuk bahan yang berbahaya.

 2. Banyaknya barang yang akan disimpan untuk perhitungan luas tempat yang diperlukan.

• Ukuran dan berat barang termasuk kemasannya.
• Apa jenis kemasannya.
• Apakah perlu tempat khusus untuk memasang kemasan baru, pemasangan label dan sebagainya.

3. Waktu yang diperlukan untuk menyimpan barang tersebut.

Selain ketiga hal tersebut di atas, berikut adalah hal-hal penting lainnya yang juga harus diperhatikan sebelum memutuskan atau memilih sebuah gudang:

1. Memperhatikan atau mempertimbangkan peraturan (legislasi) yang berlaku. Seorang manajer pergudangan harus memastikan bahwa operasi pergudangan yang akan dilakukan harus sesuai dengan peraturan daerah yang berlaku, misalnya:

• Peraturan tenaga kerja.
• Peraturan kesehatan dan juga tentang keselamatan pekerja.
• Peraturan mengenai penyimpanan barang-barang yang masuk kategori barang berbahaya atau mengandung bahan berbahaya.
• Peraturan penyimpanan untuk obat-obatan dan sejenisnya.
• Peraturan mengenai bangunan atau sejenisnya.

2. Memilih lokasi yang cocok dengan mempertimbangkan beberapa hal di bawah ini:

• Kondisi bangunan gudang harus baik. Konstruksi bangunan harus kuat, tidak ada kebocoran dan mempunyai ventilasi yang baik. Dalam bangunan, dinding harus bersih dan dicat, sebaiknya berwarna putih. Periksa jendela apakah ada yang pecah dan pintu harus dalam kondisi baik. Carilah tanda-tanda apakah ada kemungkinan terjadi serangan hama, misalnya lubang di dinding dan lantai. Suatu pengkajian harus dibuat dengan ukuran dan bentuk gudang dan karena kapasitasnya untuk mengakomodasi jumlah barang yang akan disimpan dan ditangani. Lebih baik untuk memilih ruang yang lebih besar daripada yang lebih kecil. Luas lantai harus rata dan terbuat dari bahan yang stabil, idealnya beton. Lantai harus mampu mendukung berat material yang akan disimpan dan bobot kendaraan yang mungkin dimasukkan dalam gedung. Jika gudang tersebut akan dipakai untuk menyimpan makanan atau bahan baku untuk makanan maka perlu didesinfeksi atau difumigasi dengan perusahaan pembersihan profesional terlebih dahulu. Periksa kepemilikan bangunan dan melakukan verifikasi atas surat-suratnya.
• Keamanan. Keamanan adalah aspek yang sangat penting dari fasilitas gudang. Harus ada parameter untuk keamanan bangunan dan lingkungan sekitarnya serta perlindungan yang memadai untuk isi gudang, kendaraan dan peralatan yang digunakan.
• Lokasi gudang harus bebas dari banjir serta akses ke gudang juga harus bisa dilalui oleh truk besar.
• Melihat fasilitas apa yang ada untuk gudang tersebut, misalnya fasilitas air, listrik, telepon, dan fasilitas lain yang dibutuhkan.

Warehouse atau Gudang (1)

Warehouse atau Gudang

Kali ini saya akan membahas mengenai warehouse atau gudang dalam ruang lingkup pabrik.

Menurut terjemahan bebas dari wikipedia, Gudang adalah sebuah ruangan yang digunakan untuk menyimpan berbagai macam barang.

Warehouse atau gudang adalah suatu bangunan atau ruangan yang memiliki desain dan fasilitas khusus yang ditujukan untuk menyimpan barang baik dalam waktu singkat atau lama. Pada beberapa perusahaan warehouse atau gudang menjadi bagian dari PPIC (Production Planning Inventory Control) yang merupakan satu unit fungsi yang berperan dalam menerima, menyimpan dan mensuplai barang yang diperlukan untuk keperluan produksi.

Jadi secara singkat aktivitas utama di warehouse atau gudang ada tiga :
   1.  Penerimaan (receiving)
   2.  Penyimpanan (dispatch)
   3.  Penyerahan (turn over)

1. Penerimaan
Tugas dan fungsi pertama dari warehouse atau gudang adalah bertanggung jawab pada penerimaan barang. Walaupun kedengarannya sangat sederhana, tapi proses ini menjadi sangat vital, karena dari sinilah awal barang masuk ke gudang sampai akhirnya nanti akan digunakan untuk peroduksi. Ketika ada kesalahan dari proses ini tentu sangat berpengaruh proses - proses berikutnya.
Kesalahan yang mungkin bisa terjadi pada proses penerimaan misalnya :

• Salah jenis barang
• Salah jumlah barang
• Pesanan tidak sesuai dengan PO
• Kerusakan fisik barang
• Ketidaklengkapan dokumen barang

Tentu dengan begitu banyaknya kemungkinan salah yang bisa ditimbulkan dari proses itu, harus dibuat manajemen atau sistem yang ketat yang mengatur setiap langkah dalam proses penerimaan. Ada beberapa cara atau mekanisme yang bisa digunakan untuk mencegah terjadinya kesalahan pada saat proses penerimaan. Misalanya dengan penggunaan checklist, pelaksanaan double check saat penerimaan dan input ke sistem, penyediaan personil khusus seperti checker atau dengan barcode system dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan saat proses penerimaan.

Proses penerimaan barang tentu juga terkait dengan kapasitas atau daya tampung gudang. Untuk itu harus dibuat forecasting / perencanaan yang baik mengenai rasio kebutuhan produksi dan kapasitas gudang. Apalagi untuk bahan bahan untuk produksi farmasi atau makanan, selain masalah tempat yang diperlukan, ada masalah lain yang tidak kalah penting yaitu shelf life.  Barang yang memiliki shelf life pendek, tentu tidak bisa di stok dalam jumlah pendek, hal ini bertujuan agar tidak terjadinya barang memasuki masa kadaluwarsa sebelum jadwal produksi.

Penerimaan tidak hanya sekedar menerima barang dari transporter ke dalam gudang sendiri. Harus ada upaya proaktiv yang mampu mencegah terjadinya kesalahan sejak awal barang masuk, sehingga screening awal untuk pemastian kualitas dan kuantitas barang yang masuk ke gudang sudah dapat dipastikan.