Kaizen dalam perusahaan

Apa itu Kaizen..? Secara bahasa Kaizen yang diambil dari bahasa Jepang yaitu Kai dan Zen. Kai artinya berubah atau change dan Zen berarti baik atau good. Jadi Kaizen dapat diartikan sebagai perubahan kepada arah lebih baik. Adapun dalam penggunaannya Kaizen sering dilengkapi dengan “berkesinambungan” dan dikenal sebagai continuous improvement.

Untuk lebih jelas mengenai Kaizen, yuk kita lihat…

Sesuai artinya, filosofi dari Kaizen adalah melaksanakan perbaikan atau peningkatan yang berkesinambungan. Adapun realisasinya dalam suatu perusahaan harus bisa membudaya dan mendarah daging dari tingkat atas (top management) sampai bawahan atau istilahnya way of lifeperusahaan.

Kata kunci dari kaizen sendiri ada 3 yaitu :

• Continuous
• Never Ending
• Consistent

Adapun peranan Kaizen dalam suatu perusahaan adalah sebagai alat untuk menyelesaikan problem yang belum terselesaikan, menyelesaiakan masalah yang diangkat oleh management serta menemukan masalah yang selama ini belum terangkat yang dinamakan problem laten.

Beberapa aktifitas yang memerlukan Kaizen adalah :

• Vallue added yi aktifitas yang memberikan keuntungan atas produk bagi pelanggan dan menjadikan harga atas produk
• Non value added yi aktivitas yang tidak memberikan keuntungan atas produk bagi pelanggan dan menjadikan harga atas produk
• 6R (Ringkas, Rapih, Resik, Rawat, Rajin dan Rasa Aman) pada pengorganisasian tempat kerja
• Prinsip penanganan material
• SOP

Dalam prakteknya dalam pekerjaan sehari-hari, aktifitas Kaizen dapat diwujudkan dalam bentuk :

• SS (Sugestion System)
• QCC (Quality Control Circle)
• QCP (Quality Control Project)
• PPS (Practical Problem Solving)

Untuk mewujudkan Kaizen yang membudaya dalam diri perusahaan memang tidaklah mudah dan memerlukan kontribusi dari semua elemen yang dalam perusahaan tersebut mulai dari top management sampai dengan karyawan dengan tingkat paling bawah. Semangat dari Kaizen yaitu ”Hari ini harus lebih baik dari kemarin dan hari esok harus lebih baik dari hari ini” harus mampu ditularkan ke berbagai elemen dalam perusahaan.

Selain itu semangat tiada hari tanpa perbaikan pun patut ditanamkan pada setiap karyawan sehingga lambat laun budaya itu menjadi seperti kebiasaan. Jangan lupa mulailah perbaikan dari hal paling kecil sekalipun dan hargailah perbaikan betapapun kecilnya itu.

Salam Kaizen

Sekilas tentang Warehouse Management System (WMS)

Warehouse Management System atau Sistem Manajemen Pergudangan merupakan kunci utama dalam suppply chain (rantai pasok), dimana yang menjadi tujuan utama adalah mengontrol segala proses yang terjadi di dalamnya seperti shipping (pengiriman), receiving (penerimaan), putaway(penyimpanan), move (pergerakan) dan picking (pengambilan).

Paradigma baru yang terjadi sekarang ini adalah dengan integrasi proses-proses yang ada dengan menggunakan suatu teknologi seperti WiFi LAN, Radio Frequency, Biztalk, Email dan teknologi informasi lainnya. Dengan WMS, kita dapat mengontrol proses pergerakan dan penyimpanan dengan lebih baik, pemakaian space gudang dengan lebih optimal, meningkatkan efektifitas proses penerimaan dan pengiriman serta mengetahui jumlah stok dengan lebih akurat pada setiap waktu.

Benefit…

Speed Up Handling Process. Penerapan WMS pada suatu pergudangan dapat mempercepat lead time proses yaitu dengan adanya proses yang dilakukan secara komputerisasi atau otomatis yang sebelumnya harus secara manual dan dilakukan banyak orang.

Ensure Accurate Inventory Data. Dengan WMS kita mengetahui semua transaksi inventory dan jumlah stock dengan lebih cepat dan akurat dalam waktu kapan pun (real time).

Optimize Your Warehouse Layout and Space Utilization. Dengan WMS, kita dapat mengatur lokasi penyimpanan barang dengan optimal. Jumlah dan tipe barang yang akan masuk ke gudang akan dapat diatur penyimpanannya dengan tool yang ada dalam system.

FIFO Implementation. Alur distribusi barang dapat dilakukan dengan baik dan sesuai dengan prisip FIFO (First In First Out).

Automated Data Collection. Pengumpulan data dapat dilakukan secara otomatis dengan menggunakan fasilitas radio-frequency portable data terminal (PDT) dan barcode scanner.

Cycle Counting. Penerapan WMS juga memberikan keuntungan dalam menghitung waktu/siklus setiap proses atau lead time. Data tersebut dibutuhkan untuk menghitung produktifitas gudang dan mempermudah upaya peningkatannya.

Jika pada penerapan WMS telah optimal maka keuntungan diatas dapat dicapai dan akhirnya dapat memberikan keuntungan pada perusahaan karena secara prinsip WMS akan mengoptimalkan tenaga kerja, menurangi waktu proses, mengurangi proses inventory yang tidak perlu dan akhitnya akan meningkatkan pelayanan kita kepada customer selanjutnya.

Di lain pihak, penerapan WMS juga tidak mudah dan membutuhkan penggodokan yang cukup matang. Dari desain Bussiness Process sampai dengan teknis harus fix sehingga hasilnya sesuai dengan yang diinginkan.

Tidak setiap gudang dapat atau harus menerapkan WMS karena adakalanya suatu gudang cukup menerapkan system pergudangn yang sederhana. Contohnya pada gudang dengan skala kecil atau jenis unit handling yang mudah.

Selain itu, keinginan untuk berinvestasi dari perusahaan pun ikut berperan dalam penerapan WMS. Dana investasi WMS yang terbilang cuckup besar, tentunya tidak ingin berakhir dengan sia-sia tanpa hasil.

PERGUDANGAN (WAREHOUSING)

PERGUDANGAN (WAREHOUSING)

Warehousing

PERGUDANGAN (WAREHOUSING)

Gudang merupakan sarana pendukung kegiatan produksi dan operasi industri farmasi yang berfungsi untuk menyimpan bahan baku, bahan kemas dan obat jadi yang belum didistribusikan. Selain untuk penyimpanan gudang juga berfungsi untuk melindungi bahan (baku, pengemas, dan obat jadi) dari pengaruh luar dan binatang pengerat, serangga, dan melindungi obat dari kerusakan. Agar dapat menjalankan fungsi tersebut maka harus dilakukan pengelolaan pergudangan secara benar atau yang sering disebut dengan Manajemen Pergudangan.

Manajemen Pergudangan memiliki cakupan antara lain: (1) mengatur orang/petugas (SDM), (2) mengatur penerimaan barang, (3) mengatur penataan/penyimpanan barang, dan (4) mengatur pelayanan akan permintaan barang. Adapun sasaran pengelolaan gudang (manajemen pergudangan) adalah:

1. Fasilitas

· Penyediaan serta pengaturan yang baik terhadap fasilitas/perlengkapan /peralatan yang dibutuhkan dalam gudang

· Pemakaian ruang seefektif mungkin

· Memungkinkan pemeliharaan yang baik dan mudah untuk semua fasilitas gudang

· Fleksibilitas terhadap perubahan

2. Tenaga Kerja

· Penggunaan tenaga kerja seefektif mungkin

· Mengurangi resiko kecelakaan kerja

· Memungkinkan pengawasan yang baik

3. Barang

· Menghindari kerusakan barang ataupun yang mempengaruhi kualitasnya

· Menghindari terjadinya kehilangan barang

· Mengatur letak agar hemat tempat/ruang

· Pengaturan aliran keluar – masuknya barang

Syarat-syarat gudang (sesuai dgn cGMP)

Agar dapat menjalankan fungsinya dengan benar, maka gudang harus memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan dalam Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) Terkini. Syarat-syarat tersebut di antaranya :

1. Harus ada Prosedur Tetap (protap) yang mengatur/tata cara kerja bagian Gudang, termasuk didalamnya mencakup tentang tata cara penerimaan bahan, penyimpanan dan distribusi bahan/produk
2. Gudang harus cukup luas, terang dan dapat menyimpan bahan dalam keadaan kering, bersuhu sesuai dengan persyaratan, bersih dan teratur
3. Harus terdapat tempat khusus untuk menyimpan bahan yang mudah terbakar atau mudah meledak (misalnya alkohol atau pelarut – pelarut organik)
4. Tersedia tempat khusus untuk produk atau bahan dalam status “karantina” dan “Ditolak”
5. Tersedia tempat khusus untuk melakukan sampling (sampling room) dengan kualitas ruangan seperti ruang produksi (grey area)
6. Pengeluaran bahan harus menggunakan prinsip FIFO (First In First Out) atau FEFO (First Expired First Out)

Kapasitas Gudang

Salah satu hal yang sangat mempengaruhi berfungsi tidaknya suatu gudang adalah kapasitas dari gudang itu sendiri. Dalam menentukan kapasitas gudang, maka keadaan yang harus dipertimbangkan adalah keadaan maksimum. Gudang mencapai keadaan maksimum pada saat sediaan pengaman belum dipakai, terjadi keterlambatan pemakaian bahan, sedangkan pesanan datang lebih cepat.

Untuk dapat menghitung besarnya kapasitas gudang yang harus dipenuhi, maka diperlukan data tentang : (1) jumlah pesanan (order quantity) dalam suatu periode tertentu yang dilakukan, (2) besarnya sediaan pengaman yang ditentukan, (3) variasi lead time, dan (4) fluktuasi pemakaian.